Conduite
de Réunion
Version
mise à jour le vendredi 10 janvier 2003.
Lorsque je prépare une réunion
- J’invite par écrit
tous les protagonistes. L’invitation doit comporter
les lieux, dates et heures de début et de fin de la réunion,
la liste des personnes présentes, l’ordre du jour.
On invite le nombre optimal de personnes impliquées dans
la décision (trop: discussions stériles - pas assez: la
réunion ne peut déboucher sur des actions concrètes).
- Je réserve la salle et le
matériel (chaises, tables, rétroprojecteur, tableau
...), en vérifie le bon fonctionnement et procède avant
le début de la séance aux réglages nécessaires.
- Je prépare un ordre de
jour détaillé et minuté de la réunion, qui
sera communiqué aux participants avant la réunion et
approuvé par tous en début de séance. Son respect est
impératif.
- Un léger travail de
documentation (5 à 10 minutes) demandé à chaque
interlocuteur permet de les motiver.
Quand j'assiste à une réunion
- Je prends connaissance et
respecte l’ordre du jour. Je liste les points sur
lesquels j'entends insister.
- Je respecte la parole de l’orateur
et ne communique que sur le sujet mentionné sur le point
de l’ordre du jour dont on discute en ce moment.
- La prise de notes, même
non exploitées par la suite, permet de maintenir son
attention et de suivre avec recul le fil du discours.
- Pas de geste parasite (fumer,
tomber ou toucher sans cesse quelque chose,…). Téléphone,
montre ou tout objet susceptible de produire une sonnerie
parasite est éteint.
Je prends la parole
- J’attends pour cela
que le conducteur de la réunion m’y invite
- S’il s’agit d’un
exposé, il doit être concis et documenté. Le discours
sera adapté aux interlocuteurs.
- S’il s’agit d’un
point de vue, il doit être expliqué, non polémique,
non dirigé personnellement contre autrui. L’étendue
de ce point de vue doit être clairement précisée,
ainsi que les personnes impliquées.
- Je prends la parole à
haute et intelligible voix, en parcourant lentement du
regard l’ensemble de mes interlocuteurs et en m’assurant
qu’ils comprennent et entendent le message. Pas d’aparté,
d’allusion ou d’attaque personnelle.
Je conduis la réunion
- J’ai pris soin lors de
l’installation de la salle de placer les différents
interlocuteurs ; les plus perturbateurs juste à coté
de moi, ceux qui discute ensemble ou sont susceptible d’avoir
des opinions divergentes éloignés. Chaque interlocuteur
doit voir à la même table tous les autres.
- Tout élément susceptible
de perturber la réunion sera éteint ou mis en veille (téléphones,
distributeurs,…). Rafraîchissements et documents de
travails seront distribués au tout début de la séance.
- Je m’assure en début
de l’ordre du jour de l’agrément par tous de l’ordre
du jour.
- Chaque point de l’ordre
du jour est introduit par la personne qui en est
responsable et l’a préparé. Un point non prévu
ajouté à l’ordre du jour sera abordé en dernier
et introduit par la personne l’ayant proposé.
- Chaque point mentionné à
l’ordre du jour est introduit, discuté puis élucidé
(on y trouve une réponse ou on épuise le sujet). Après
avoir constaté oralement que le point est épuisé, on
demande à chacun de conclure sur le sujet, une décision
est prise et on passe au point suivant. Pour l’efficacité
de la réunion, aucun point ne doit rester sans suite
concrète. On ne doit pas rediscuter d’un point
lorsqu’on est passé aux suivants.
- Toute décision doit avoir
un calendrier, un moyen d'évaluer son avancement et un
responsable.
- Je désamorce dès que
possible les attaques personnelles ou discussions stériles.
Les points particuliers ou n’intéressant pas tous
les interlocuteurs seront débattus dans des réunions
distinctes (surtout lorsque la présence de tous n’est
pas indispensable).
- En cas de dépassement du
temps imparti sur un point, on demande aux protagonistes
de fournir une conclusion temporaire et de convenir d’une
réunion pour ce point particulier. En particulier, les
horaires de début et de fin sont impératifs.
- Un compte-rendu écrit
distribué à tous les participants permet de conclure la
réunion. Il ne sera divulgué à l’extérieur qu’après
avoir obtenu leur consentement. Ce document doit être
exhaustif, mentionner les décisions prises, le
calendrier établi et les éventuelles divergences. Il
mentionnera également le prochain point sur l'avancement
de chaque décision.
Ce
document a été créé
par Nicolas Imbert le lundi 31 janvier 2000 à Périgneux (FRANCE),
en vue d'être publié sur le site Le
portail de Nicolas.
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